Die Zeit ist reif für Home-Office und mobiles Arbeiten. Einige Firmen haben diesen Trend schon früh aufgespürt und ihre IT Infrastruktur entsprechend angepasst. Denn schließlich öffnet diese Art zu arbeiten viele neue Türen und steigert die Attraktivität des Arbeitgeberprofils. Dass viele Unternehmen im Jahr 2020 ihre IT schnell aufstocken mussten, liegt auf der Hand. Doch jetzt ist die Zeit, sich langfristig aufzustellen. Denn nicht alle Lösungen haben sich hinsichtlich Verfügbarkeit, Vollständigkeit, IT-Sicherheit und Datenschutz bewährt.
Das ganzheitliche Konzept der privaten Cloud ELLY hilft dabei, all diese Aspekte abzudecken und mit einem breiten Anwendungs-Portfolio Mitarbeiter im Homeoffice perfekt anzubinden. Denn die technische Umsetzbarkeit allein ist noch lange kein Garant für produktives und angenehmes Arbeiten im Homeoffice. Mobiles Arbeiten benötigt mehr als nur Zugriff auf Dokumente und E-Mails. Stichworte: Teamwork, Koordination der Aufgaben, unkomplizierte Absprachen und auch Team-Spirit.
Als die Gründer von Uniki vor einigen Jahren an der optimalen IT Infrastruktur für kleine und mittelständische Unternehmen gefeilt haben, hatten sie bereits die Idee der einen Lösung für alle IT Probleme. Der private Cloud Server ELLY wurde somit noch um viele nützliche Anwendungen und Tools erweitert:
1. Seafile & OnlyOffice – Datenaustausch & Online Office
Mit Seafile entsteht die Basis für erfolgreiches Homeoffice. Denn jeder Mitarbeiter erhält von zu Hause aus Zugang zu sämtlichen Daten und Dokumenten. Dank der Echtzeit-Synchronisation, wird immer auf die aktuellste Version einer Datei zugegriffen. Die Verbindung zum lokalen Server im Büro wird entweder über gewohnte Netzlaufwerke oder über den Browser hergestellt. Weitere Funktionen stärken die Zusammenarbeit in Teams und mit Externen, egal wo die Beteiligten sich befinden: So können mit wenigen Klicks Freigaben an Kollegen und an externe Partner eingerichtet werden. Wird gemeinsam an Word, Excel oder PowerPoint Dokumenten gefeilt, bietet das integrierte Online-Office die perfekte Möglichkeit dazu.
2. Wekan – Projektmanagement
Die beste Möglichkeit, um aus der Ferne Aufgaben im Team zu koordinieren, ist ein Projektmanagement-Tool – eine „To Do Liste“ für Teams. Mit Hilfe von Wekan bleibt der Aufgaben- oder Projektfortschritt jederzeit geordnet im Blick. Deadlines werden nicht verpasst, selbst wenn alle Kollegen von zu Hause aus an den Aufgaben feilen. Zunächst legt man einzelne Aufgabenkarten an. Anschließend erfolgt die direkte Zuweisung an entsprechende Kollegen. Zusätzlich findet sich Platz für Checklisten und wichtige Informationen zum jeweiligen Task.
3. Rocket.Chat – Kommunikation & Videokonferenzen
Produktiv im Homeoffice mit dem passenden Chat-Tool. Rocket.Chat ist eine vertrauliche Alternative zu Skype, Slack, WhatsApp & Co. Mit Hilfe dieses Tools wird die direkte Kommunikation aufrechterhalten, als befände sich das Team im selben Raum. Neben dem Versenden von Nachrichten, ermöglicht Rocket.Chat im Zusammenspiel mit Jitsi Meet das Abhalten von Videokonferenzen im Team und mit Externen. Möchte man den Kollegen direkt am eigenen Monitor etwas zeigen, steht die Funktion zum Teilen des Bildschirms zur Verfügung. Um sich schnell auszutauschen und abzustimmen, werden geschlossene Gruppen, unternehmensübergreifende Kanäle oder Direktnachrichten verwendet.
4. HumHub – Social Network
HumHub ist ein eigenes soziales Netzwerk für Unternehmen, in Anlehnung an Facebook. In verschiedenen „Themen Spaces“ kann informiert, diskutiert, geplant und geplaudert werden – Emojis inbegriffen :-). So werden die Stimmung und die Motivation automatisch hochgehalten. Außerdem bietet sich die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen und die eine digitale Visitenkarte zu pflegen.
5. Kimai – Zeiterfassung
Stempeln war gestern, denn aus dem Homeoffice ist die lokale Stempeluhr nur schwer zu erreichen. Mit Kimai können Arbeitszeiten überall aufgezeichnet werden. Jedes Endgerät kann dazu herangezogen werden, egal ob Laptop, Tablet oder Smartphone. Es stehen verschiedene Zeiterfassungsmodi zur Verfügung. Wird zum Beispiel die „digitale Stechuhr“ genutzt, wählt man zu Beginn des Arbeitstages den Play Button aus und die Uhr läuft im Hintergrund. Optional können zusätzliche Tätigkeitsinformationen hinterlegt, sowie Projekt- und Kundenbudgets direkt verknüpft werden.
6. Kopano – E-Mail Server, Team Kalender & Kontakte
Homeoffice Zeit bedeutet Zeit für Unabhängigkeit – auch von großen Anbietern. Auf ELLY erhalten Sie im Zusammenspiel mit Kopano Ihren privaten Mail Server, die eigene digitale Poststelle. Jeder einzelne kann bequem zu Hause am Schreibtisch oder unterwegs per Smartphone auf E-Mail-Postfächer zugreifen. Nachdem Home-Office besonders viel Abstimmung bedarf, können zudem Kalender und Kontakte gemeinsam genutzt werden. So sind alle Informationen ständig griffbereit und die Terminplanung erfolgt effizient. Egal ob Outlook, Apple Mail, Browser oder ähnliches, für alle gewohnten Zugänge ist die Anbindung möglich.
Wir beraten Sie gerne bezüglich der schnellen und produktiven Umsetzung Ihrer Homeoffice Lösung. Sie erreichen uns unter (+49) 89 – 215 364 671.