So statten Sie Ihre Kanzlei perfekt mit dem Hybriden Cloud System aus
Egal ob Einzelanwalt oder große Kanzlei – die moderne Rechtsanwalts-Kanzlei ist digital: Videokonferenzen, E-Mails und Datenräume ergänzen oder ersetzen Face-to-Face Beratung, Briefverkehr und sich stapelnde Akten. So wird der Kanzlei Alltag im Sinne der Produktivität und optimalen Zusammenarbeit auf ein neues Level gehoben. Doch mit vielen Anwendungen und verschiedenen Anbietern, wachsen Aufwand, Vertrauensvorschuss und auch die Kosten für Kanzleien. Wäre es nicht einfacher, alle Tools unter einem sicheren Dach zu vereinen? Hier kommt unser Hybrides Cloud System ins Spiel. Gerade bei Berufsgeheimnisträgern sind Anforderungen an IT-Systeme hoch. Der Fokus liegt im besonderen Maße auf Datenschutz, Datenhoheit und Datensicherheit. Aspekten, denen sich das Hybride Cloud System verschrieben hat. Schließlich ist die Verantwortung von Kanzleien gegenüber den vertraulichen Informationen immens. Ein Überblick über das ganzheitliche 10 Punkte IT Setup für Rechtsanwälte: 1. Eine private Cloud für sicheres Vernetzen von Kanzleien & Remote Mitarbeitern Räumliche Trennung von Teams ist ein aktueller Trend, der Flexibilität schafft. Für den Anschluss an das Kanzlei Netzwerk sorgten in der Vergangenheit vorwiegend VPN-Verbindungen. Doch ohne einen IT Sicherheitsspezialisten, der im Hintergrund kontinuierlich Anpassungen vornimmt, ist das Netzwerk mangelhaft geschützt. Aus technischer Sicht öffnen VPN Tunnel immer Türen für unberechtigten Zugriff von außen: Sie sind nichts anderes als bewusste Löcher in der Firewall. Das Konzept der privaten Cloud umgeht diese Schwachstellen, folglich bleibt die Firewall der Kanzlei geschlossen. Zugang zum System, den digitalen Akten und Anwendungen wird, ähnlich wie in Ihren Kanzlei Räumlichkeiten, nur mit einem Schlüssel gewährt: Individuelle Zugangsdaten. Wie bei allen Daten erfolgt deren Übermittelung konsequent verschlüsselt. Mit der 2-Faktor-Authentifizierung, wie sie auch das System empfiehlt, entsteht eine umfassende Sicherheitsschranke. Das Bequeme daran – egal ob vor Ort in der Kanzlei, im Gerichtssaal oder zu Hause – überall ist der Zugriff auf das komplette Netzwerk unterbrechungsfrei und ohne weitere Einstellungen möglich. 2. Absolute Datenhoheit mit der Speicherung und Verarbeitung in der Kanzlei Das Konzept der privaten Cloud verfolgt den Ansatz, dass Nutzer in vollem Umfang Herr oder Frau ihrer Daten bleiben. Denn die Daten werden keinem fremden Dienstleister oder Rechenzentrum anvertraut. Sie sind ausschließlich auf der verschlüsselten „Vor-Ort-Cloud“ in den Räumlichkeiten der Kanzlei gespeichert und werden dort verarbeitet. Selbst wir als Hersteller haben keinen Zugriff, da es sich um einen komplett versiegelten „Tresor“ handelt. 3. Alle Anwendungen des Rechtsanwalt-Alltags vereint in einem System Die Anwalts-Tätigkeit vor dem PC endet nicht mit dem digitalen Bearbeiten von Akten. Der Name deutet es an – als Plattform bietet das System Platz für alle Anwendungen des Kanzlei-Alltags und stellt diese zur Verfügung. Auch spezielle Anwalts-Software kann, falls kompatibel, integriert werden. 4. Seafile sichert den digitalen Austausch mit Mandanten und Kollegen ab Gutachten, Akteneinsicht oder einfach nur das Aufnahmeformular für neue Mandanten – in der Kanzleiwelt fallen viele Dokumente an, die sicher übermittelt werden müssen. Die Anwendung Seafile unterstützt Sie dabei: Mit wenigen Klicks sind Freigaben getätigt. Auch an Partner und Mandanten außerhalb Ihres internen Netzwerks. Für die Zusammenarbeit mit Kollegen bedeutet das gleichermaßen: Gemeinsam genutzte Ordner sowie schnelle Freigaben meiner eigenen Ordner, machen Absprachen und gegenseitige Unterstützung ohne Zeitverlust möglich. 5. Seadrive – Übersichtliche Verwaltung von Akten und Unterlagen Ist eine Kanzlei einmal die übersichtliche Struktur von klassischen Netzlaufwerken gewohnt, möchte man das System kaum missen. Mit Hilfe des Seadrive Clients, kann das Kanzlei Team die Bibliotheken und Ordner der Anwendung Seafile unkompliziert als lokales Laufwerk einbinden. 6. Vertrauen ist gut – Kontrolle besser: Auch die E-Mails sind mit Uniki Mails in der Kanzlei sicherer Wer möchte noch Postkarten versenden, die ein E-Mail Provider offen einsehen könnte, wenn es die Option von versiegelten Umschlägen gibt? Das Hybride Cloud System fungiert zusätzlich als E-Mail Server. Kanzleien machen sich komplett unabhängig von externen E-Mail Anbietern und haben auch hier die volle Kontrolle. 7. Die eigene Videokonferenz-Instanz als rechtssicheres Kommunikations-Tool Die mangelnde Rechtssicherheit von Videocall-Anbietern führte zuletzt zu hitzigen Debatten. Jedoch hat man bei einer privaten Konferenz-Instanz die volle Gewissheit: Unberechtigte können nicht mithören! Die Grundlagen hierfür bieten das geschlossene System der privaten Cloud im Zusammenspiel mit der darauf betriebenen Anwendung Jitsi Meet. 8. Passwort Manager Zu einem ausgeklügelten Sicherheits-Konzept gehört für jede Kanzlei auch der besondere Schutz für Zugangs- und Bankdaten. Dabei unterstützt der integrierte Passwort Manager Bitwarden. Das Tool ist nicht nur sicherer Tresor für die Zugangsdaten, Passwörter können zudem innerhalb des Tools mit den Kollegen geteilt werden. 9. Automatisierte Backups als wichtiger Bestandteil der Datensicherheits-Strategie von Anwaltskanzleien Aus Versehen eine wichtige Akte gelöscht? Unglücklicherweise eine E-Mail mit Schadsoftware geöffnet und essenzielle Daten sind in Folge dessen verschlüsselt? Solche und andere Datensicherheitspannen passieren. Umso wichtiger sind regelmäßige Backups. Das System unterstützt Sie hierbei, indem Backupaufträge automatisch erfolgen. Für eine noch feingliedrigere Datensicherung wird zudem jede Änderung an Dokumenten verfolgt. Die gelöschte Akte kann so mit einem Klick in der Historie wiederhergestellt werden. 10. Ein einfaches System – wartungsfrei und intuitiv, damit sich Kanzleien voll und ganz ihrer Expertise widmen können In der digitalen Kanzlei bleiben Ausfälle von Software oder ganzen Systemen nicht ohne Folgen. Gerade bei veralteter IT, kann es dem Geldbeutel schwer zu schaffen machen, regelmäßig externes IT Know-how zu Rate zu ziehen. Daher verfolgt das System den „Rundum-Sorglos-Ansatz“: Updates erfolgen im Hintergrund und auch der Wartungsaufwand ist bereits abgedeckt. Kanzlei Teams können sich bequem zurücklehnen und ein zukunftsfähiges System, das einfach funktioniert genießen.