Schätzungen zufolge erfasst bereits jeder dritte Arbeitnehmer seine Arbeitszeit. Jetzt soll daraus Jeder werden. Im September dieses Jahres hat das Bundesarbeitsgericht es bereits angekündigt: Die Arbeitszeiterfassung wird Pflicht. Zu damaligen Zeitpunkt gab es allerdings noch keine konkreten Fakten zur Umsetzung des neuen Gesetzes. Jetzt wurde die Urteilsbegründung veröffentlicht gemeinsam mit genaueren Spezifikationen.
Was sind die wichtigsten Punkte des Urteils?
Da man in den letzten Monaten noch nicht genau wusste, wie das Urteil ausgelegt wird, wurde u.a. vermutet, dass es lediglich reichen wird, ein System zu Erfassung zur Verfügung zu stellen. Das reicht allerdings nicht aus. Als Arbeitgeber hast Du nun die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter zu dokumentieren.
Allerdings: der Arbeitgeber darf die Pflicht zur Aufzeichnung an seine Mitarbeiter weiter delegieren. Hierfür muss er ihnen ein geeignetes System zur Verfügung stellen. Auch Vertrauensarbeitszeit ist an sich weiterhin möglich, allerdings mit einem neuen Verständnis des Wortes: Arbeiten mit „freier, eigener Planung der Zeit“ ist möglich, allerdings muss diese trotzdem aufgezeichnet werden.Nicht weiter geklärt ist, inwiefern der Arbeitgeber unter diese Regelung fällt. Gerhard Kronisch, Fachanwalt für Arbeitsrecht, versteht die Begründung so, dass leitende Angestellte wie bisher von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen sind.
Welche Anforderungen muss das Sytem erfüllen?
Wie genau die Zeit zu erfassen ist, wird nicht weiter spezifiziert. Es reicht also theoretisch auch die Aufzeichnung in Papierform aus. Zu empfehlen ist aber eine modernere Variante. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) gab bereits 2019 in seinem Urteil vor, dass die Erfassung verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein muss.
Das bedeutet im Klartext: Das genutzte System muss zu jeder Zeit funktionstüchtig sein. Dass etwaige Manipulationen ausgeschlossen werden müssen, liegt auf der Hand. Zudem ist die Verfügbarkeit der Zeiterfassungslösung stets sicherzustellen. Und zwar egal ob ein Mitarbeiter im Büro tätig ist, sich im Homeoffice befindet oder gerade einen geschäftlichen Termin außer Haus wahrnimmt. Arbeitnehmer sollen jederzeit Zugriff auf ihre Aufzeichnungen haben, damit sie diese im Bedarfsfall als Beweismittel einsetzen können. Wichtig ist auch, sämtliche Grundsätze der DSGVO einzuhalten, um die personenbezogenen Daten aller Mitarbeiter zu schützen. Ungünstig daher im Homeoffice-Zeitalter auf Papier- und Bürogebundene Varianten zurückzugreifen.
Was passiert jetzt noch?
Noch ist das Arbeitsschutzgesetz nicht angepasst, dies muss jetzt von der Ampelkoalition umgesetzt werden. So gibt es jetzt auch noch keine Regelung zu anfallenden Bußgeldern bei Nichtbeachtung. Dabei können noch weitere Spezifikationen anfallen, wie z.B. die Einschränkung der Gruppe von Mitarbeitern, die die Zeit erfassen müssen. Dabei können nochmal explizit leitende Vorgesetzte oder kleine Betriebe ausgenommen werden.
Wie kam es zu dem Urteil?
Angezettelt hat das Ganze ein spanischer Gewerkschaftsdachverband, der Arbeitnehmer vor Überschreitung der Höchstarbeitszeit bei der dortigen Deutschen Bank bewahren möchte. Eigentlich keine schlechte Sache. Das Wohl Ihrer Mitarbeiter hat schließlich höchste Priorität. Da die spanische Gesetzgebung nicht vollständig und zufriedenstellend argumentieren konnte, wandte sich der Verband an die EU, die sich 2019 dem Thema annahm.
Was gibt es bei einem Zeiterfassungssystem zu beachten?
Wenn Du jetzt noch kein Zeiterfassungssystem hast, solltest du dich schleunigst drum kümmern. Die Regelungen des Urteils gelten nämlich ab sofort! Eine grundlegende Entscheidung dabei ist: Welche Zeiten sollen wie erfasst werden? Mit dem Tool „Kimai“ bist Du beispielsweise völlig frei und können global aus vier Optionen die passende für dich herausgreifen. Beispielsweise können Kunden und Projekte mit vollständigen Daten und Informationen angelegt werden und den entsprechenden Arbeitszeiten und Mitarbeitern zugeordnet werden. Somit lassen sich sowohl Zeit- als auch monetäre Budgets besser kontrollieren, optimieren und abbilden. Interessant kann zudem auch eine Lösung sein, die Überstunden und das gesamte Urlaubstagemanagement mit einbezieht. Bleibe trotz allem der Devise treu, dich und Deine Kollegen nicht zu überfordern.
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